Privacy

NEDERLANDS | ENGLISH

Privacyverklaring

1. Inleiding

Net zoals de meeste organisaties komt VUUR in aanraking met persoonsgegevens. Op deze pagina is uiteengezet op welke manier VUUR vormgeeft aan de vereisten voor dergelijke persoonsgegevens. Aangezien het een kleinschalige verzameling en verwerking betreft en in principe ook geen bijzondere persoonsgegevens verzamelt, heeft VUUR geen functionaris gegevensbescherming aangesteld. Binnen VUUR valt de verwerking van persoonsgegevens voornamelijk onder de taken van de secretaris.

Alle informatie op deze pagina is met de hoogst mogelijke zorgvuldigheid samengesteld. Toch kan het zo zijn dat dit document niet volledig is. Mochten er vragen of opmerkingen zijn, dan kan contact worden opgenomen met het bestuur. Dat kan per e-mail via bestuur@verenigingvuur.nl.

2. Welke gegevens verzamelt en verwerkt VUUR?

2.1 Persoonsgegevens van leden
VUUR verzamelt en gebruikt diverse persoonsgegevens van leden. De gegevens worden vastgelegd tijdens het inschrijven voor het lidmaatschap of op andere momenten dat er contact is. Dit contact kan via deze website of per mail verlopen, maar ook via WhatsApp of Facebook.

De volgende persoonsgegevens worden onder meer verwerkt en verzameld van leden:

  • Voor- en achternaam;
  • Telefoonnummer;
  • Mailadres;
  • Geboortedatum;
  • Jaar van inschrijving;
  • Inschrijving aan de universiteit;
  • Type opleiding en faculteit;
  • Deelname aan medezeggenschap;
  • Voertaal.

Na beëindiging van het lidmaatschap worden enkele van deze persoonsgegevens verwijderd uit de administratie. Enkele persoonsgegevens worden daarbij bewaard om personen te kunnen erkennen als oud-lid van VUUR en mogelijk opnieuw in contact te komen. De persoonsgegevens die van oud-leden bewaard blijven zijn:

  • Voor- en achternaam;
  • Mailadres;
  • Jaar van in- en uitschrijving;
  • Voertaal.

2.2 Incidentele persoonsgegevens
Incidenteel kan het voorkomen dat VUUR met toestemming andere persoonsgegevens verzamelt dan in de bovenstaande lijst staan vermeld, zodat er een bepaalde activiteit kan worden georganiseerd. De persoonsgegevens worden na afloop van de activiteit direct verwijderd, waarbij er mogelijk wel geanonimiseerde statistische gegevens worden verwerkt om in zijn algemeenheid de activiteit te kunnen evalueren.

2.3 Bijzondere persoonsgegevens
In principe verzamelt VUUR geen bijzondere persoonsgegevens. Het kan echter voorkomen dat er voor een specifieke activiteit wel naar bijzondere persoonsgegevens zoals allergieën wordt gevraagd. Dit zal alleen gebeuren als het noodzakelijk is voor een goede en veilige organisatie van de activiteit en uiteraard alleen met toestemming van de personen van wie de bijzondere gegevens worden verwerkt. Deze gegevens zullen nooit door VUUR langer worden bewaard of verwerkt dan direct na afloop van de betreffende activiteit.

3. Waarvoor verzamelt en verwerkt VUUR persoonsgegevens?

VUUR heeft persoonsgegevens nodig om de doelen van de vereniging ten goede na te komen. Deze gegevens worden onder meer gebruikt voor:

  • Nakomen van wettelijke verplichtingen;
    • Bijhouden van een ledenbestand;
    • Controle en verantwoording van inkomsten en uitgaven door het toezichthoudend orgaan (KasCo);
  • Communicatie met leden;
    • E-mail;
    • Nieuwsbrief;
    • Facebookgroep
    • WhatsAppgroep(en);
  • Berekenen van inkomsten en uitgaven;
  • Opstellen van anonieme statistische gegevens;

4. Gegevens delen met andere organisaties en partijen

In principe deelt VUUR geen gegevens met andere organisaties en partijen. Het kan echter incidenteel voorkomen dat dit voor een specifieke activiteit noodzakelijk is om deze te kunnen uitvoeren. In dat geval zullen de betrokken personen hierover worden geïnformeerd en om toestemming worden gevraagd.

Daarnaast wordt er soms gebruik gemaakt van de gegevens van leden om anonieme statistische gegevens op te stellen, specifieke doelgroepen te kunnen maken en/of voorspellingen te kunnen doen over ledenaantallen. Als hiervoor persoonsgegevens worden gebruikt, dan worden deze onherkenbaar gemaakt. Dergelijke analyses worden door VUUR zelf uitgevoerd en dus niet gedeeld met externe partijen.

5. Rechten van leden en overige betrokkenen

Volgens de AVG heeft iedereen van wie VUUR persoonsgegevens verzamelt een aantal rechten:

  • Recht op inzage persoonsgegevens;
  • Recht op vergetelheid;
  • Recht op dataportibiliteit;
  • Recht op rectificatie en aanvulling;
  • Recht op beperking verwerking;
  • Recht op menselijke blik bij geautomatiseerde besluiten;
  • Recht op bezwaar;
  • Recht op duidelijke informatie.

Indien iemand aansprak wil maken op één of meerdere van deze rechten, dan zal VUUR haar best doen hieraan zo goed mogelijk te voldoen binnen de termijn van een maand. Volgens de AVG mag VUUR geen kosten in rekening brengen om te voldoen aan verzoek om zich op één of meerdere van deze rechten te beroepen. Een beperking in de verwerking van persoonsgegevens kan mogelijk wel van invloed zijn op het lidmaatschap van VUUR. Het bestuur gaat graag met de betrokkene(n) in gesprek om de mogelijkheden per situatie te bekijken.

Als iemand van wie VUUR persoonsgegevens verzamelt en verwerkt een klacht heeft over hoe er wordt omgegaan met diens persoonsgegevens, dan gaat VUUR daar graag over in gesprek. Mocht de betrokkene er echter niet samen met VUUR uitkomen, dan heeft diegene de mogelijkheid om een privacyklacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

6. Datalekken

Bij een datalek is er toegang tot of vernietiging, wijziging of vrijkomen van persoonsgegevens zonder dat dit de bedoeling is van VUUR. In geval van een datalek zal dit gedocumenteerd worden door het bestuur. Indien het datalek ernstig is zal er een melding worden gedaan bij het meldloket datalekken van de Autoriteit Persoonsgegevens. Daarnaast zullen alle betrokkenen ook op de hoogte worden gesteld.

7. Vaststelling privacyverklaring

Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd in overeenstemming met het huishoudelijk reglement. Indien deze privacyverklaring wordt gewijzigd brengt het bestuur van VUUR de leden op de hoogte van de nieuwe versie. De gewijzigde privacyverklaring wordt bekendgemaakt via de mail en website. Om goed op de hoogte te blijven van hoe VUUR met persoonsgegevens omgaat, wordt het aangeraden deze pagina regelmatig te raadplegen.

De laatste versie van deze privacyverklaring is van 6 november 2018 en is vastgesteld door Job Petersen namens het bestuur van VUUR.